Preguntas Frecuentes sobre TPV para hostelería

Cuando montamos nuestro negocio, o cuando por fin decidimos no perder más dinero y dejar de tomar comandas a papel y lápiz (vamos a llamarlo «conciencia medioambiental»), lo último en lo que pensamos es en ponernos a buscar y estudiar sobre los modelos de TPV para hostelería que hay en el mercado, buscar precios económicos, si el sistema de TPV tiene lo suficiente para ir tirando en los inicios…o ya ni eso, simplemente saber qué es eso de un TPV para hostelería, si cuando hablamos de TPV hacemos referencia al datáfono, a todo el hardware, al software o a qué de qué. TPV, TPV, TPV…¡pero si ni siquiera sé lo que significan las siglas «TPV»!

Respira hondo, que no es para tanto hombre/mujer. Y que para eso estamos nosotros, ¡la gente maja de Foodtic!

Así que toma nota de estas preguntas frecuentes sobre los TPVs que todo ser humano suele hacerse en algún momento de su vida, y así aprenderás a hablar con propiedad ante el próximo que piense que un «TPV» es solo el cacharro con lo que cobra uno.

Terminal Punto de Venta. Quizás veas por ahí la palabra POS, que viene del término en inglés: Point Of Sale.

Si nos ponemos algo técnicos, un Terminal Punto de Venta o un TPV es el conjunto del hardware -los dispositivos, maquinaria, aparatos o los cacharros, como lo quieras llamar- y el software -el programa informático o software de TPV-, necesarios en un comercio para llevar a cabo las tareas diarias desde un mismo lugar/terminal, tales como la gestión de las ventas a clientes, imprimir tickets, control de caja, inventario, configuración de productos, empleados, proveedores o negocio en general.

El TPV para hostelería es la herramienta que te hará el día a día más fácil en tu bar, cafetería, restaurante, pub o sea cual sea el establecimiento que tengas relacionado con la hostelería.

Es el sistema hostelero habitual que suele tener la gran mayoría de negocios del sector HORECA, dado la combinación entre un equipo de hardware unificado que se adapta al espacio perfectamente y un programa de TPV especializado en la hostelería con sus características y funciones particulares.

De este modo, el bar, cafetería, restaurante, pub o negocio de delivery puede realizar cualquier tarea comercial, ya sea gestionando comandas, tickets, entradas y salidas de dinero o a través del software de TPV para hostelería y sus módulos, llevar el control de caja, sala y cocina, estado de las mesas y pedidos, take away y delivery, fidelización de clientes, informes y estadísticas de ventas y productos y un panel de configuración a tu disposición para crear la carta, categorías, variantes, tarifas, dar de alta a los camareros, información del negocio, entre otras funciones.

Es sumamente importante contar con un programa de TPV hostelero como Foodtic por lo mucho que agiliza los procesos de venta, la comunicación entre sala-cocina pertimiendo servir más rápido y evitando errores y sobre todo, el control real y exacto de lo que está pasando en tu negocio. Es decir, si estás ganando o perdiendo dinero para saber qué decisiones tomar y poder irte cada noche a dormir con tranquilidad.

Así que olvídate de los numerosos aparatos por separado o de hacer las cosas a mano. Opta por la comodidad, valorarás más tu tiempo y prestarás mejor servicio. Así de claro.

Lo dicho, un TPV se compone de hardware (dispositivos físicos) y de software (programa de gestión para hostelería).

En cuanto a software, existen dos tipos:

Programa TPV a medida
Se trata de un desarrollo informático para crear un software personalizado para el negocio. En este caso, se deberá contratar o subcontratar a un equipo de profesionales para ello.

Programa TPV comercial
Se trata de software ya creado y específico según sector correspondiente, como un programa de TPV para hostelería. Los hay también TVP genéricos, si bien no se adaptarán a la perfección a tu actividad diaria.

Son más económicos y por regla general, cumplen correctamente con las necesidades del negocio para la gestión de ventas, facturación, clientes, informes, entre otras.

En cuanto a hardware, los componentes imprescindibles serían:

1. Ordenador TPV o PC principal (torre y pantalla): pueden ser monitores táctiles de TPV o no táctiles.
Recomendamos que torre y pantalla vayan integrados en uno y que dicha pantalla sea táctil, por su comodidad a la hora de ticar.

2. Teclado y ratón: los que estamos acostumbrados a ver en los PCs o teclados compactos especiales para TPV con accesos directos a distintas funciones (abrir la caja, etc).

3. Impresora o miniprinter: son impresoras de tickets para hostelería, desde donde saldrán los tickets de las comandas, de las cuentas a cobrar o los tickets de venta o facturas simplificadas.
Las hay de varios modelos y numerosas características, pero quédate con que pueden ser de inyección (tinta), matriciales (con cinta de tinta), térmicas (con calor) o mixtas (combinación de las dos anteriores).

Las impresoras de tickets térmicas pueden ser más caras, pero también más rápidas y permite imprimir logos sobre el papel térmico.

Y entre sus tipos de conexión o interfaces -el modo de conectarse con otros dispositivos para intercambiar información-, aparecerían los siguientes:

  • Interface o Conexión Serie, COM o RS-232, la que más habrás visto desde antaño en antiguas instalaciones.
  • Interface o Conexión de puerto paralelo o conector Centronic, debido al nombre de la empresa que la creó.
  • Interface o Conexión USB, con la que más familiarizado/a estarás.
  • Interface o Conexión Ethernet, posiblemente la opción más recomendada a día de hoy, ya sea en instalaciones complejas, al necesitar menos cable y proporcionar un funcionamiento estable.
  • Interface o Conexión Wifi, con sus grandes ventajas si bien aún sin poder explotar su potencial.

4. Cajón portamonedas: como no, para las monedas y billetes. Lo curioso del cajón es que se conecta de manera directa con la impresora de tickets (mediante el puerto RJ-11, el típico del teléfono, módem, etc) para permitir la apertura automática, por ejemplo, para cuando se imprime el ticket para cobrar una cuenta. Por supuesto, también se puede abrir manualmente a través de la llave.

Mención especial los cajones inteligentes o cajones autocobro, donde el cliente introduce el dinero por ellos mismos para eso mismo, autocobrarse, o en el caso de situarse en un bar o restaurante, para que el camarero/a introduzca el dinero y le de el cambio. ¿Desaparecerán en un futuro próximo ante el auge de la tarjeta? Ahí lo dejamos.

Otros dispositivos que nos podemos encontrar serían:

5. Comanderos para telecomandas (PDAs, tabletas o smartphone).

6. Datáfono, terminal de pago, lector de tarjetas o de banda magnética (tarjetas de crédito/débito o tarjetas de identificación).

7. Lector de código de barras (EAN/UPC).

8. Visor electrónico (LCD o VDF).

Los llamados «programa de escritorio» y los programas en la nube.

Programa TVP de escritorio
El tradicional. Se instala y se ejecuta en el ordenador, con el tiempo se ralentiza el trabajo al depender de un dispositivo obsoleto, de tener que adaptar las nuevas versiones a mano, instalaciones complejas y sumarle los riesgos derivados por la pérdida de datos en caso de estropearse el PC.

Programa TPV en la nube
Se instala y fluye a través del servidor controlado por el proveedor de software, accediendo desde el navegador o una aplicación. Es el futuro de los programas de TPV para hostelería, por su seguridad, estabilidad, agilidad, economicidad y la constante actualización para no entorpecer el trabajo del día a día.

Con un software de TPV en la nube siempre tendrás a todo un equipo detrás trabajando para mantener y actualizar diariamente tu sistema de TPV hostelero.

Existen dos tipos de equipamientos: TPV Modulares y TPV Compactos.

TPV Modulares
El ordenador PC de toda la vida, con sus componentes físicos por separado pero conectados por cable o conexión inalámbrica. En éste se instala un Sistema Operativo y dependiendo de su compatibilidad o no, un programa de TPV específico.

TPV Compactos
El mercado evoluciona y se especializa, de ahí los TPV Compactos, que integran una CPU (Unidad Central de Procesamiento, el procesador) con una pantalla táctil y los hay incluso con una impresora de tickets integrada.

También permite la conexión con otros dispositivos externos o periféricos como los mencionados anteriormente: cajones, lectores, etc.

Nosotros recomendamos un sistema de TPV Compacto por eficiencia y estética, pero un modelo que no tenga integrada la impresora. Si bien por si mismo quedaría incompleto y no sería nada sin un buen programa de TPV para hostelería, como lo es Foodtic, ¡claro está!

Pros y contras de un TPV Modular
¿Lo bueno? Son TPVs baratos en su conjunto.

¿Lo malo? Necesitan un mantenimiento mayor, más espacio y según qué equipo, acaban siendo una herramienta poco ágil o rápida para trabajar por ser obsoletos, reacondicionados tras algún tipo de avería o fruto de una financiación, de segunda o tercera mano.

Pros y contras de un TPV Compacto
¿Lo bueno? Se prefieren por su ergonomía y rendimiento como TPV para hostelería. Se tratan de terminales exclusivos para la gestión en el Punto de Venta.

¿Lo malo o lo menos bueno? Su precio, algo más elevado, salvable cuando no se necesita tener la impresora integrada en el mismo.

Alrededor de los 500€-700€ un equipo de TPV decente: ordenador TPV táctil, cajón portamonedas, impresora de tickets. Eso ya sería un TPV barato y bueno, puede que bonito también. Pero si buscas por debajo de ese precio, atente a las consecuencias…de no tener que cambiarlo a los pocos meses.

Es más grave el caso de instalar un programa de TPV para hostelería gratis por ahorrarse uno dos duros (o céntimos), ya que con casi toda seguridad no funcione bien y ni cumpla con la Nueva Ley de Hacienda que afecta a los TPVs.

Que no se te ponga el cuerpo malo. Nos puedes comprar directamente tanto el software de TPV para hostelería, nuestra especialidad, como los distintos dispositivos, ya que tenemos acuerdos con mayoristas de hardware para TPV.

Si tienes dudas de precios, modelos y demás, contáctanos y te aconsejaremos.

Los dispositivos y el programa de TPV hostelero deben integrarse y comunicarse entre ellos a la perfección para que las transacciones y las ventas fluyan.

A partir de ahí, así sería una aproximación de cómo funciona:

1. El camarero/a, en su pantalla del ordenador o en su comandero, inicia un servicio seleccionado la mesa en cuestión en un mapa de sala virtual y ticando los productos demandados, que se irán añadiendo a una especie de carrito de compra o mejor dicho, a la «nota de papel» pero digital. Hecho esto, clic en el botón «Comandar».

2. El software se sincroniza y envía la petición a los dispositivos, para imprimir el ticket de la comanda ya sea por la impresora de barra (bebidas) o la impresora de cocina (comida), si así lo tenemos configurado. Esto optimiza al máximo el proceso de atender y servir entre sala-cocina.

3. Durante el servicio, todo queda registrado en la cuenta de la mesa que está siendo atendida como en los movimientos generales de caja reflejado en el programa de TPV. Podremos ver productos servidos, anotaciones habidas, importe a pagar, dividir cuenta, descuentos…y método de pago.

4. Si el cliente pagará con efectivo, se registra dicha venta y se introduce el dinero en el cajón portamonedas que se habrá abierto de forma automática cuando le damos a «Cobrar. Si el cliente pagará con tarjeta o con su móvil, es el momento en el que se activa el datáfono o terminal de pago siguiendo las indicaciones que aparecen en la pantalla (introducir importe, acercar tarjeta para hacer el cargo a través del chip o contactless, marcar pin, sacar copia) y la venta quedará igualmente reflejada en nuestro software de TPV. En cualquier caso, por la impresora de tickets (de barra) se habrá impreso un recibo con los detalles de la cuenta: productos, importe a pagar y datos del negocio.

5. El hardware quedará a la espera de una nueva operación/conexión y por su parte, el software siempre estará activo recopilando toda la información para generar, en tiempo real, los informes de ventas, consumos de productos, actualizaciones…y facilitar los cierres de caja diarios.

Es sin duda la gran diferencia de los TPVs modernos con las cajas registradoras tradicionales, que un TPV para hostelería permite el análisis de datos de prácticamente todo lo relacionado con las ventas y clientes, pudiendo comprar con informes históricos para una mejor toma de decisiones basados en la rentabilidad del negocio.

Un TPV incluye un datáfono entre otros dispositivos, pero el TPV como tal no es el aparato físico que nos sirve para cobrar o pagar en una tienda o en un bar. Eso es el datáfono, así es cómo se llama la máquina de tarjetas de crédito o débito, y a menudo es llamado erróneamente como «TPV».

Por tanto, el datáfono ayuda al TPV a que se pueda cobrar de algún modo a los clientes con tarjeta de débito o de crédito, ya que en la actualidad supone uno de los principales métodos de pago y cada vez más en auge respecto al efectivo.

Por este motivo, se dice que el TPV en su conjunto ha llegado a sustituir a la tradicional caja registradora, puesto que ésta no permitía el control de stock ni el pago que no fuera en efectivo.

Un sistema de TPV se trata pues, de una evolución de la caja registradora.

Como hemos visto, el datáfono es el aparato que permite gestionar el cobro, que viene a ser un intercambio de datos al conectar el banco con la tienda o el bar, garantizando una operación totalmente rápida y segura.

Sin duda, la manera de pago más frecuente por los clientes en estos casos es la tarjeta de crédito o de débito, cualquiera de ellas (MasterCard, Visa o American Express) ya sea en el «TPV físico» o en el «TPV virtual», la modalidad online del TPV, que constituye la principal herramienta de pago en una tienda online o ecommerce por su inmediatez gracias a Internet.

Y, ¿cómo tener un TPV virtual?

Para ello necesitarás un ecommerce y una cuenta en el banco para empezar a recibir los pagos fruto de la venta online. Dicho esto, tendrás que negociar con el banco las condiciones del servicio y coste.

Un datáfono se compone de teclado numérico y lector de tarjetas, y a través de su software se comunica con el servidor de la entidad bancaria para gestionar la transacción.

Existen varias modalidades de datáfonos, como:

  • Terminal físico.
  • Terminal inalámbrico.
  • Terminal móvil, por si necesitas llevártelo contigo, fuera de tu negocio.
  • Terminal integrado, para negocios con distintos puntos de cobro o establecimientos.

Lo habitual es que el datáfono sea facilitado por el banco con el que trabaje cada negocio.

Pues depende. ¿De qué depende? De según tu relación con el banco, si se fían de ti más o menos, tu trayectoria o tu facturación, es decir, tu capacidad de generarles negocio a ellos. Vamos, que les hagas ganar dinero.

Esto se debe a que el banco se queda con un porcentaje de cada compra que se hace con tarjeta, por prestar el servicio de pago con datáfono.

La dinámica es la siguiente: el banco cobra un porcentaje por cada compra que se haga con tarjeta en el negocio, ya que están prestando dicho servicio de pago con datáfono.

Así pues, el coste mensual o el importe dependerá de la entidad, tipo de dispositivo elegido y servicios contratados (según límites de facturación, etc).

Para hacernos una idea, la tarifa por el datáfono puede estar entre los 20-150€ al mes aproximadamente. Si hablamos de comisiones por transacción, están en torno al 0,30-0,50%. aprox.

A estas alturas deberías ya saberlo, pero lo resumimos:
Para tener más control de lo que entra y de lo que sale, para ser más rentables y más eficientes a la hora de trabajar, para mejorar nuestro servicio y ofrecer una mejor experiencia de cliente.

Esto garantiza:

  • Aumentar las ventas.
  • Ahorrar un tiempo considerable.
  • Asegurar los pagos.
  • Registrar datos reales de facturación y generar informes útiles.
  • Realizar seguimiento de clientes y mejorar la imagen de empresa.
  • Evitar robos o errores humanos.
  • Controlar el consumo de productos.
  • Ganar en eficiencia de gestión de personal y del negocio.

Todas las transacciones de ventas y otras de gestión quedarán registradas, por lo que podrás controlar todo y no tener que dedicar tiempo innecesario a tareas donde uno/a no aporta nada.

En serio, olvídate de llevar todo a mano, es perder dinero y vida. Deja que el programa pongo el piloto automático y trabaje por ti. La facturación y la contabilidad en orden. Y tú a irte a la cama tranquilo/a por primera vez desde que abriste el negocio.

No hay duda en este tema: Foodtic es el mejor programa de TPV para hostelería.

Pero bueno, más allá de esto, diríamos que aquel software de TPV que cumpla con lo siguiente:

1. Estar especializado en el sector hostelero, con las funciones justas y necesarias que necesita un bar, cafetería, pub o restaurante para trabajar el resto de su vida: módulo de caja, salas y comandero, informes, panel de configuración.

Si se añaden características, por favor que sean con sentido común, ya sea el take away/delivery o el multi-idioma porque sea un requerimiento.

2. Permitir el almacenamiento de datos sobre facturación y demás con total seguridad. Esto lo permite un programa de TPV que esté en la nube, ya que no depende del ordenador antiguo de turno que si se rompe, te quedas sin nada de nada de tu información generada a lo largo de los años.

3. El hecho de ser un software de TPV en la nube, también te va a permitir trabajar siempre con la mayor rapidez y agilidad posible al depender la carga/conexión/comunicación de un servidor siempre actualizado y no de un dispositivo obsoleto.

4. El programa hostelero debe darte la posibilidad de telecomandar con tablets o móviles y consultar qué está pasando en tu establecimiento con tu smartphone desde cualquier lugar y en tiempo real, ya estés en casa o de viaje.

5. Sin costes ocultos, es decir, que no te cobren de más por licencias extras de uso/usuarios ni por nuevas funciones. Esto encarece la inversión inicial y el descontento ante la sorpresa de pagos inesperados una vez que el negocio empieza a marchar y a crecer.

6. Que cumpla con la Nueva Ley Antifraude o Doble Contabilidad para los TPV, reciente Ley 11/2021 por la cual Hacienda perseguirá a aquellos negocios que cuenten con un programa de TPV que permita la manipulación de los datos contables y gestión, es decir, que permita borrar o modificar ventas sin dejar rastro de ello.

7. Que sea lo más fácil posible de usar e intuitivo, no queremos un Frankenstein disfrazado de programa de TPV y que solo lo entienda el fabricante del mismo. Desde Foodtic incidimos mucho en este punto y es nuestra filosofía, hacer un programa que incluso el más nuevo/a del lugar sepa usarlo en cuestión de minutos. Somos hosteleros y sabemos lo que queremos.

Por cierto, en la anterior pregunta hemos comentado la mejora de servicio y experiencia de cliente gracias un programa de TPV para hostelería, pero no todos los programas cumplen con este punto. Y es que para ser rentables, además de saber cómo controlar hasta el último céntimo de tu negocio (con un programa de TPV para hostelería), deberíamos también incentivar las ventas en sala. Esto es lo que ha conseguido Foodtic con su aplicación de Autocomanda Móvil, Autopedido en Mesa, Carta Digital Interactiva o Carta Inteligente como también se puede llamar.

A diferencia de la telecomanda con una comandero clásico, ahora el cliente también podrá tomar nota desde su mesa y con su móvil de la bebida y los platos que deseen, simplemente escaneándose un código QR y visualizando-interactuando con una Carta Digital (Interactiva) donde cada producto tiene su foto, descripción, variantes…y un botón de «Tomar nota» y «Pedir ya».

Ahorro de tiempo bestial, rotación de la mesa y aumento del ticket medio como para conseguir que tu negocio sea rentable de la noche a la mañana y dé para hablar al resto de la población.

Más ventas en mucho menos tiempo. Así es Foodtic y si no nos crees, mírate nuestra sección de Programa TPV + Carta Inteligente con el vídeo demostración.